Verhaltensregeln oder der Wunsch wie man mit Emails umgehen sollte / kann
Email Kommunikations-Knigge
- Geregelte tägliche Öffnungs- und Bearbeitungszeiten festlegen
- Automatischen E-Mail-Abruf sowie sämtliche Benachrichtigungssignale deaktivieren.
- Weniger E-Mails versenden, um weniger E-Mails zu empfangen.
- Verfassen Sie ihre E-Mails knapp und präzise
- Mimosenprinzip einhalten: Was ich nicht erhalten möchte, sende ich auch keinem.
- E-Mails wie eine Nachricht strukturieren: Das Wichtigste zuerst.
- Betreffzeile gedanklich durch Betreffziele ersetzen.
- Täglich Posteingang leeren.
- Unwichtiges sofort löschen, quartalsweise in großem Stil ausmisten.
Verschicke nie mehr Nachrichten pro Tag als Du selbst erhalten möchtest.
Nicht auf E-Mails versteifen – Manchmal sind E-Mails nicht der am besten geeignete Kommunikationskanal. Bevor man eine E-Mail verschickt, sollte man darüber kurz nachdenken.
Verteiler klein halten – Empfänger sollten wirklich nur diejenigen sein, die die Informationen aus der E-Mail dringend benötigen.
„Allen antworten“ vermeiden – Um den Posteingang anderer nicht unnötig zu verstopfen, sollte man die Funktion allen antworten vermeiden und auch nur in wichtigen Fällen weitere Empfänger hinzufügen.
„Absichern unterlassen – Wer sein Mailverhalten verbessern möchte, hört auf, den Vorgesetzten zur Absicherung in Kopie zu setzen.“
Kein hin und her per Mail – Man sollte vermeiden, sich per E-Mail in längere Unterhaltungen oder Auseinandersetzungen verwickeln zu lassen.
Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik.
Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren (BCC ) So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber, wer die Nachricht noch erhalten hat.
Antworten Sie niemals auf Spam
Hier noch was für gewerbliche – Unternehmen
Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-VerkehrIn Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.
„Keep it simple“ – Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!
Zusammenfassend kann man folgendes als Knigge für EMails sagen:
Unterhaltungen per E-Mail
E-Mails sind kein geeigneter Kommunikationskanal für Unterhaltungen. Besonders nicht zum Austragen von Konflikten.
Zu viel Zusammenarbeit
Man sollte Kollegen E-Mails nicht „für den Fall“ weiterleiten. Das verstopft ihren Posteingang unnötig, verschwendet Zeit und kostet das Unternehmen Geld.
Vermeidungsmails versenden
Sich vor dem direkten Feedback von anderen zu drücken und ihnen eine schwierige Anfrage per E-Mail zu schicken, ist Zeitverschwendung. Der Kollege wird sowieso nicht ohne Weiteres zustimmen.
Zur Schau stellen
Eine E-Mail-Sünde ist es auch, sich in E-Mails für Erreichtes zu brüsten, zu dem man tatsächlich nicht viel beigetragen hat.
CC- und Dokumentationswahn
Wer diesem Wahn verfallen ist, bezieht viel zu viele Personen in Themen ein, um sich selbst vor zukünftigen Anschuldigungen zu schützen.
Zu schnelle Reaktion
Unterbricht man für schnelle Antworten ständig andere Dinge, riskiert man Fehler und schadet der eigenen Produktivität. Anderen vermittelt das auch den Eindruck, dass man per E-Mail immer verfügbar ist. So erhält man noch mehr Nachrichten.
Wenn man sich an das hält ist erstens das ganze mit Email nicht gleich mit einem BurnOut verbunden und zweitens ist weniger oft mehr oder?